Version de travail · Guide pratique Astoïk
Une durée apparaît sur une feuille, mais le numéro d’affaire manque. Le bureau doit retrouver l’opérateur, reconnaître la pièce ou consulter le planning pour classer cette ligne. Le suivi des temps par affaire commence donc avant le tableau de synthèse : au moment de la déclaration. Un logiciel métier pour l’industrie doit préserver les références utiles à l’atelier et à la gestion.
01 / Industrie
Relier les temps d’atelier à une affaire et à une opération
L’affaire, l’opération et le lot doivent être identifiables au moment où le temps est déclaré. Une fiche suiveuse existante est un bon point de départ pour observer ce circuit. Regardez les références que les équipes utilisent vraiment, y compris leurs abréviations et les cas où plusieurs affaires se côtoient au même poste.
Décidez ensuite de la référence commune : affaire, ordre de fabrication ou autre identifiant déjà maîtrisé. Évitez de créer un deuxième système de numérotation sans raison. Deux noms pour le même travail obligent tôt ou tard quelqu’un à faire le rapprochement.
L’opérateur doit pouvoir sélectionner une référence reconnaissable. Le bureau doit retrouver la même référence dans son outil de gestion, sans devoir traduire les libellés après chaque intervention.
02 / Industrie
Définir les temps que l’entreprise souhaite suivre
Avant de parler d’interface, précisez ce que représente une durée. S’agit-il du temps passé par une personne, de l’occupation d’un équipement ou de la durée d’une opération ? Ces notions répondent à des questions différentes et ne se remplacent pas.
Pour un suivi de temps humain par affaire, examinez notamment :
- la référence de l’affaire et l’opération concernée ;
- la date, la personne ou l’équipe selon le besoin ;
- la durée et son mode de déclaration ;
- le statut de l’opération et une observation utile ;
- les règles de correction et de validation.
Si les préparations, reprises ou déplacements doivent être distingués, définissez les catégories avec les équipes. Multiplier les codes que personne ne comprend rendra la saisie moins fiable, même avec un logiciel neuf.
03 / Industrie
Cadrer les échanges avec la GPAO ou l’ERP
L’outil de gestion conserve son rôle. Les champs, les formats et le contrôle des imports se définissent avec l’atelier et l’intégrateur, avant de construire. Une application de saisie peut compléter une GPAO ou un ERP sans chercher à les remplacer.
À définir avec l’intégrateur
- Les données échangées : références d’affaires, opérations ouvertes et temps validés, selon le périmètre.
- Le format accepté par l’outil qui reçoit les informations.
- La fréquence souhaitée pour chaque échange.
- Le responsable du contrôle avant et après la reprise.
Une API, un import de fichier et une reprise manuelle encadrée n’ont pas les mêmes contraintes.
Prévoyez aussi le cas d’une référence fermée ou absente. Une ligne refusée doit être visible et traitable. Un export qui semble terminé alors que certaines heures n’ont pas été reprises déplace le problème au lieu de le résoudre.
04 / Industrie
Tester les corrections avant de déployer dans l’atelier
Un essai représentatif ne se limite pas à une opération saisie sans erreur. Testez une affaire habituelle, une opération interrompue, une référence indisponible et une durée corrigée après vérification. Regardez ce qui se passe lorsqu’une même personne change d’affaire dans la journée.
Comparez les heures saisies, les heures validées et les heures effectivement reçues dans la gestion. Ces trois états doivent être distinguables. Si une correction intervient après un premier export, la manière de mettre à jour le destinataire doit être définie.
Cette vérification se fait avec les personnes qui utiliseront le circuit : un opérateur, le responsable concerné et le bureau. Un tableau de bord propre ne suffit pas si les références qui l’alimentent restent ambiguës.
05 / Industrie
Passer des feuilles de temps à un suivi exploitable
Commencez par des questions simples : quelles affaires ont reçu des temps, quelles déclarations attendent un contrôle et quelles lignes ne sont pas encore reprises dans la gestion ? Ces vues aident à fiabiliser le circuit avant d’ajouter des indicateurs plus complexes.
Apportez une fiche suiveuse et un exemple du fichier utilisé au bureau. Vous pouvez aussi consulter notre article sur le choix du premier processus à simplifier pour commencer avec un périmètre observable.
06 / Questions fréquentes
Questions fréquentes
Faut-il remplacer la GPAO pour suivre les temps par affaire ?
Non. Une saisie métier peut compléter l’outil en place si les références, les formats d’échange et les contrôles sont définis avec les personnes responsables de la gestion.
Quelle différence entre temps humain et temps machine ?
Le temps humain décrit le travail d’une personne ; le temps machine décrit l’utilisation d’un équipement. L’entreprise doit préciser ce qu’elle mesure avant d’additionner ou de comparer les durées.
Comment vérifier qu’un export de temps fonctionne ?
Comparez un jeu de déclarations validées avec les lignes effectivement reçues dans l’outil destinataire. Testez aussi une référence refusée et une correction après export.