Version de travail · Guide pratique Astoïk
Un logiciel peut devenir central pour les heures, les rapports ou le suivi des affaires. Il faut donc savoir comment l’entreprise pourra continuer à l’utiliser et à le faire évoluer. La propriété d’un logiciel sur mesure ne se résume pas à disposer d’un compte administrateur. Avant de choisir un logiciel métier sur mesure, demandez ce qui sera remis et quelles responsabilités seront conservées par chaque partie.
01 / Méthode
Décrire les livrables et les droits sur le logiciel
Le logiciel, sa documentation et les conditions d’accès aux données font partie du cadrage. Ils permettent de préciser la maîtrise que l’entreprise conservera après la livraison. Demandez une liste explicite des éléments remis et de leur utilité pour l’exploitation ou une reprise.
Distinguez les droits prévus au contrat, les fichiers effectivement livrés et les moyens d’exploiter l’application. Un accès à l’interface, la remise de sources et la possibilité de faire intervenir un autre prestataire sont des sujets différents. La portée des droits et les conditions liées aux composants utilisés doivent être précisées dans les documents du projet.
Pour les aspects contractuels, faites examiner les points qui engagent votre entreprise par votre conseil. Une présentation commerciale ne suffit pas à déterminer les droits applicables à tous les éléments d’un logiciel.
02 / Méthode
Vérifier comment récupérer et réutiliser ses données
Demandez quels exports sont prévus, à quels formats et avec quelles pièces associées. Un tableau contenant des références de documents n’équivaut pas à la remise des documents eux-mêmes. Il faut savoir comment relier les données, les fichiers et leur historique utile.
Testez l’export sur un dossier représentatif. Une autre personne peut-elle comprendre les colonnes, identifier les équipements ou les affaires et retrouver les pièces ? La documentation des références et des formats facilite autant l’usage quotidien qu’une éventuelle reprise.
Les droits d’accès doivent aussi correspondre aux rôles réels. Une personne qui consulte un rapport n’a pas nécessairement besoin de modifier le parc, d’exporter tous les dossiers ou d’administrer les utilisateurs.
03 / Méthode
Choisir l’hébergement et répartir les responsabilités
Hébergement en France ou sur votre serveur, maintenance et évolutions : les responsabilités et les périmètres se définissent avec les personnes qui feront vivre l’outil. Le lieu d’hébergement est une décision ; l’organisation de son exploitation en est une autre.
Les responsabilités à écrire
- Qui administre le serveur et les accès ?
- Qui suit les mises à jour nécessaires à l’environnement ?
- Qui est contacté lorsqu’un incident survient ?
- Quelles prestations sont comprises et lesquelles sont à chiffrer ?
- Comment une reprise d’exploitation sera-t-elle organisée ?
Si le prestataire traite des données personnelles pour votre compte, les engagements de sous-traitance doivent être examinés. La CNIL recommande notamment d’encadrer les garanties de sécurité et les conditions de la prestation. Le seul fait d’héberger en France ne répond pas à toutes ces questions.
04 / Méthode
Préciser les sauvegardes et tester une restauration
Demandez ce qui est sauvegardé, à quelle fréquence, pendant combien de temps et par qui. Les données, les fichiers et les éléments nécessaires au fonctionnement de l’application doivent être considérés selon le périmètre convenu. Une sauvegarde annoncée n’est utile que si l’on sait comment la restaurer.
Prévoyez un test de reprise et identifiez la personne qui le réalise. Le résultat attendu peut être très concret : retrouver un dossier, ses pièces et une version utilisable de l’application dans l’environnement prévu. Les objectifs de reprise et les modalités d’intervention doivent être adaptés à l’activité et au contrat.
La propriété du logiciel ne supprime pas les besoins d’exploitation. Elle rend d’autant plus utile une documentation claire des accès, des dépendances et des personnes responsables.
05 / Méthode
Définir les évolutions, la maintenance et une éventuelle reprise
Une nouvelle équipe, un document modifié ou un outil comptable différent peuvent faire évoluer le circuit. Demandez comment les demandes seront cadrées, chiffrées et mises en service. Une évolution doit être testée sur vos règles, avec une manière définie de traiter les données existantes.
Chez Astoïk, le logiciel appartient au client et il n’y a pas d’abonnement par utilisateur. Cela ne signifie pas que l’hébergement, la maintenance ou toutes les évolutions sont gratuits : leurs prestations et responsabilités doivent être précisées dans l’offre retenue. La livraison se fait en quelques semaines selon le périmètre, avec le logiciel et sa documentation.
Avant de démarrer, réunissez vos questions dans une checklist : droits, livrables, exports, accès, hébergement, sauvegardes, maintenance et reprise. Comparez les réponses écrites. Pour étudier le mode de fonctionnement adapté à votre entreprise, consultez la page , puis échangez avec l’équipe Astoïk.
06 / Questions fréquentes
Questions fréquentes
Être propriétaire du logiciel signifie-t-il ne plus avoir de frais ?
Non. La propriété et le mode de facturation des utilisateurs sont distincts des prestations d’hébergement, de maintenance et d’évolution. Leur périmètre et leur prix doivent être précisés dans l’offre.
L’accès administrateur suffit-il pour être propriétaire du logiciel ?
Non. Les accès, les droits prévus au contrat, les livrables et les possibilités de reprise sont des sujets différents à clarifier avant la construction.
Peut-on héberger le logiciel chez soi ?
Astoïk propose un hébergement en France ou sur le serveur du client. Le choix doit préciser les prérequis techniques et les responsabilités d’exploitation, de sauvegarde et de maintenance.